OPÉRATIONS · Entreprise de services
Transformer une demande entrante en devis préparé
L’information client entre une fois et circule jusqu’au bon document.Ce qui empêchait le travail de circuler.
Dans cette entreprise de services, chaque demande entrante obligeait à relire l’email du client, compléter les informations manquantes, consulter la grille tarifaire, puis ressaisir l’ensemble dans un modèle de devis. Cette suite de tâches répétitives ralentissait le traitement et laissait place à des écarts d’une demande à l’autre.
Le système mis en place.
ALVA a mis en place un workflow qui comprend automatiquement la demande entrante, détecte les informations manquantes et prépare un brouillon de devis prêt à être vérifié par l’équipe commerciale.
La logique derrière la solution.
Automatiser la génération du devis sans automatiser sa compréhension n’aurait fait que déplacer la ressaisie plus loin dans le processus. Le choix a été de commencer par la lecture de la demande elle-même, pour que le workflow sache ce qui manque avant même de préparer le document.
Le déroulé, étape par étape.
- 01
Recevoir
La demande entrante est captée dès son arrivée, quel que soit son format d’origine.
- 02
Comprendre
Le contenu de la demande est analysé pour en extraire les informations utiles au devis.
- 03
Compléter
Les informations manquantes sont identifiées et signalées avant de poursuivre.
- 04
Calculer
Le tarif est établi à partir de la grille en vigueur, appliquée aux éléments de la demande.
- 05
Faire valider
Le brouillon de devis est transmis à l’équipe commerciale pour vérification avant envoi.
Un système exploitable,
pas une démonstration.
- 01Lecture des demandes✓
- 02Règles de qualification✓
- 03Génération du brouillon✓
- 04Étape de validation✓
Ce que ça change pour l’équipe.
Aujourd’hui, le traitement des demandes est plus rapide et plus homogène d’un dossier à l’autre, sans que la validation commerciale finale ait été supprimée à aucun moment.
Le système assiste. L’équipe décide.
Les sources, règles, validations et accès sont définis avec vous. Vos comptes et vos données restent votre propriété.