ORGANISATION · PME multi-équipe
Rendre le savoir interne accessible à toute l’équipe
Une réponse sourcée à partir des procédures et documents existants.Ce qui empêchait le travail de circuler.
Dans cette PME multi-équipe, les bonnes informations existaient bel et bien, mais restaient réparties entre des dossiers, des outils et des habitudes propres à chaque collaborateur. Retrouver une procédure ou une réponse fiable dépendait souvent de qui on interrogeait, plutôt que d’une source commune.
Le système mis en place.
ALVA a structuré les sources documentaires, défini les droits d’accès et organisé le contexte nécessaire, avant de déployer un assistant interne capable de répondre en citant précisément les documents de référence utilisés.
La logique derrière la solution.
Déployer un assistant avant d’avoir nettoyé et structuré les sources n’aurait fait que diffuser plus vite des informations parfois obsolètes. Le choix a été de traiter d’abord la qualité et la gouvernance des documents, pour que l’assistant s’appuie sur une base fiable dès son premier usage.
Le déroulé, étape par étape.
- 01
Inventorier
L’ensemble des documents et emplacements existants a été recensé, sans en écarter aucun a priori.
- 02
Nettoyer
Les versions obsolètes ou redondantes ont été identifiées et écartées de la base de référence.
- 03
Structurer
Les documents restants ont été organisés selon une logique cohérente, exploitable par un assistant.
- 04
Connecter
L’assistant a été relié à cette base, avec les droits d’accès appropriés à chaque profil.
- 05
Maintenir
Un processus de mise à jour a été défini pour que la base reste fiable dans la durée.
Un système exploitable,
pas une démonstration.
- 01Audit documentaire✓
- 02Architecture de contexte✓
- 03Assistant interne✓
- 04Gouvernance des sources✓
Ce que ça change pour l’équipe.
Aujourd’hui, les équipes perdent moins de temps à chercher une information, les réponses obtenues sont plus cohérentes d’une personne à l’autre, et l’intégration des nouveaux collaborateurs va plus vite.
Le système assiste. L’équipe décide.
Les sources, règles, validations et accès sont définis avec vous. Vos comptes et vos données restent votre propriété.